メール送信サービスの管理担当者を特定する

集約レポートと、システム台帳、契約、ID管理の記録を照合します。サービス名やドメインごとに整理し、運用部門に確認します。レポートに現れたことだけで不正とは判断できず、既知のサービス名であることだけでも利用の承認は確認できません。

部門への確認、サービスの契約情報、承認されたメールボックス連携などを使います。Valimailは、管理担当者を探す手がかりとなるFailing Sendersレポートを案内しています。得られた情報をもとに、利用目的、対象ドメイン、管理者を確認してから送信元の承認や認証設定を変更します。

メール本文を扱わなくても、メールアドレスや関連情報の取り扱いに確認が必要な場合があります。現在のコネクターが求める権限、処理場所、保存期間、削除方法を確認します。Microsoft向けとGoogle向けで導入条件も異なるため、メタデータだけなら個人情報保護法への対応が不要、とは判断できません。

正規の送信元について、担当者、承認状況、認証設定、変更手順を記録します。季節的な配信や利用頻度の低いサービスも対象に含め、組織変更やシステム移行後に見直します。必要な期間は、サービス数と担当者の確認状況によって変わります。製品を使うだけで、すべての送信元が一定期間内に判明するわけではありません。

必ずしも分かりません。サービスのアカウント、利用目的、対象ドメイン、管理者を担当部門に確認します。レポートの補足情報だけで、利用の承認までは判断できません。

不要とは限りません。メールアドレスや関連記録にも、個人に関する情報が含まれる場合があります。取得項目、アクセス権限、保存期間、処理場所を確認してください。